MARCATURA CON CODIFICA SERIALE UNIVOCA SU STRUMENTARIO CHIRURGICO (CON TECNOLOGIA
LASER E A MICRO PUNZONATURA).
Per inventariare lo strumentario chirurgi- co è necessario dotarlo di codifica seriale univoca; questa può essere effettuata con diverse tecnologie e con piani di codifica personalizzati per ogni singolo cliente. La codifica può utilizzare sistemi che permettano la lettura automatizzata di cui la più utilizzata oggi è la codifica tramite codice DATAMATRIX.
INVENTARIAZIONE STRUMENTARIO CHIRURGICO E SET - KIT, PACCHI, MATERIALE IMBUSTATO, ALTRO.
Per gestire il parco di strumentario chirurgico e tutti i Kit e Set è necessario effettuare l’in- ventario dello strumentario che lo compone. Qualsiasi azione di gestione del parco di strumentario chirurgico si basa sul fatto di conoscere la composizione del parco e di conoscere lo stato di ogni singolo strumen- to che lo compone.
Solo una volta realizzato e gestito tale inventario del parco strumentario è possibile conoscerne e valutarne: il valore “a nuovo”; lo stato di usura e funzionalità; l’obsolescenza tecnologica o funzionale; lo stato di utilizzo (frequente, saltuario, raro, inutilizzato); l’idonea collocazione; l’ottimale utilizzo; altri fattori determinanti. Qualsiasi azione di gestione del parco di kit chirurgici si basa sull’inventario degli stessi che, solo una volta realizzato e gestito, permette di conoscerne e valutarne: il valore “a nuovo”; il valore “reale”; la completezza ed adeguatezza rispetto alle richieste di procedure chirurgiche da ero- gare in funzione dell’assetto organizzativo globale (del blocco operatorio e del processo di ricondizionamento); lo stato di usura e funzionalità; l’obsolescenza tecnologica o funzionale; lo stato di utilizzo (frequente, saltuario, raro, inutilizzato) del kit e di ogni componente dello stesso; l’idonea collocazione; l’ottimale utilizzo; altri fattori determinanti.
CODIFICA INFORMAZIONI DI COMPOSIZIONE E CONFEZIONAMENTO SET.
Gli inventari del parco di strumentario chirurgico e del parco kit e set, di per se, fra loro non hanno alcun legame logico. Il legame fra i due inventari è l’insieme delle liste di composizione e confezionamento che descrivono quali strumenti del parco di strumentario chirurgico appartengono ad ogni kit o set del parco kit.
La conoscenza e la corretta gestione di tali liste permette:
• di effettuare in modo corretto la conta e riconta dello strumentario chirurgico così come previsto da un’apposita circolare ministeriale;
• di ricomporre e riconfezionare i kit e set così come attesi dagli utilizzatori. Le liste di composizione e confezionamento devono contenere tutte le informazioni necessarie come: procedure, immagini, filmati, quantità, sostituibilità dei componenti con altri analoghi e altro;
• di gestire sostituzioni di DM all’interno di kit o set momentaneamente non disponibili per guasti, rotture o attività di manutenzione preventiva.
OTTIMIZZAZIONE PARCO SET E PARCO STRUMENTARIO CHIRURGICO.
L’ottimizzazione del parco SET è l’attività che, dato un certo piano di attività chirurgiche o sanitarie da erogare e data una determinata struttura organizzativa dei servizi (orari di attività delle S.O., schedulazione degli interventi, specializzazioni chirurgiche presenti, organizzazione e dislocazione del servizio di ricondizionamento dei DM riutilizzabili, livelli di servizio relativi alla garanzia di continuità delle procedure sanitarie che utilizzano i DM ricondizionati considerati accettabili, ecc.), stabilisce quale sia la consistenza e il mix di kit e set necessari per l’espletamento del servizio.
L’attività mira:
• ad evidenziare quali kit o set possono andare sottoscorta in condizioni normali o critiche, per poter programmare l’ampliamento della consistenza degli stessi;
• ad evidenziare, inoltre, quali kit o set sono sovrabbondanti, rispetto alle necessità medie o istantanee, in modo da poterli eliminare dal parco kit e in modo da poter recuperare lo strumentario chirurgico per altri usi.
L’ottimizzazione del parco strumentario chirurgico è l’attività che mira ad analizzare l’adeguatezza della sua composizione all’interno di kit o set. Ottimizzare significa raggruppare in modo adeguato, in kit o set, tutti gli strumenti che devono essere disponibili durante un intervento in modo tale che ogni strumento sia contenuto in kit o set con altri strumenti che vengono utilizzati nelle medesime situazioni.
La presenza in un kit di strumenti sottoutilizzati infatti rappresenterebbe:
• un costo di allocazione di risorse scarsamente utilizzate (che potrebbero essere più utilmente ricollocate in altri kit o set);
• un costo di gestione in sala operatoria connesso alle attività di conta, riconta, decontaminazione, manipolazione, ecc.;
• un costo di gestione nel processo di ricondizionamento in quanto lo strumento non utilizzato deve comunque essere rilavato, manutenuto, riconfezionato, risterilizzato, rimovimentato, ecc.;
• un costo connesso al deterioramento e usura dello strumento causato da riprocessamenti non necessari.
L’ottimizzazione del parco di strumentario chirurgico, attraverso la sua suddivisione in kit o set, deve mirare alla diminuzione dei costi di investimento e di gestione pur garantendo il livello di servizio necessario.
DATAMANAGEMENT SU PROGRAMMI GESTIONALI.
Per l’avvio e la gestione di software di tracciabilità e gestione del processo di ricondizionamento di DM è necessario effettuare le seguenti attività di gestione dati:
1. Codifica e gestione anagrafiche clienti.
2. Codifica e gestione anagrafiche centri di costo: definendo e codificando tutti gli “utilizzatori” del processo di ricondizionamento in modo da poter organizzare la logistica di raccolta e riconsegna, si potrà poi organizzare le dotazioni di strumenti e kit, di indirizzare i costi di processo, gestire le responsabilità connesse al trattamento e utilizzo di strumenti e kit, ecc..
3. Codifica e gestione anagrafiche dispositivi medici. Si tratta di definire e codificare tutti i dispositivi medici utilizzati dai diversi centri di costo in modo da:
a. garantirne la tracciabilità legale;
b. organizzare l’inventario dei DM
c. poter organizzare le dotazioni di strumenti e kit;
d. gestire la manutenzione ordinaria e
straordinaria, degli strumenti;
e. indirizzare correttamente i costi di processo;
f. gestire le responsabilità connesse al
trattamento e utilizzo di DM.
4. Codifica e gestione anagrafiche elementi di supporto e Sistemi Barriera Sterile. Si tratta di definire e codificare tutti gli elementi (etichette, viratori, integratori, ecc.) e SBS utilizzati dai diversi centri di costo
in modo da:
a. garantire la tracciabilità dei lotti di produzione degli stessi;
b. programmare gli approvvigionamenti;
c. garantirne il corretto utilizzo all’interno di kit o set;
d. gestire correttamente le scadenze di kit o set sterili;
5. Codifica e gestione Distinte Base dei set (liste di ricomposizione e confezionamento). Si tratta di definire e codificare tutti i set o kit utilizzati dai diversi centri di costo in modo da:
a. garantire la tracciabilità legale degli stessi;
b. permettere la gestione operativa (ordini di ricondizionamento, ordini di produzione, bollettazione, movimentazione, confezionamento, sterilizzazione, ecc.);
c. garantirne il corretto utilizzo;
d. gestire le dotazioni per ogni centro di costo;
e. gestire lo schema di etichettatura e le istruzioni d’uso.
CONTROLLI PERIODICI DI STATO E FUNZIONALITÀ DEGLI STRUMENTI CHIRURGICI E GESTIONE DELLA MANUTENZIONE ORDINARIA E STRAORDINARIA.
Per minimizzare i problemi connessi alla mancata disponibilità momentanea di strumenti chirurgici e per minimizzare il rischio di compromettere la sicurezza di operatori o pazienti, è necessario effettuare campagne di manutenzione periodica preventiva che mirino a verificare lo stato di usura degli strumenti e ad attuare tutte le azioni necessarie a garantire il mantenimento delle caratteristiche funzionali e di sicurezza degli stessi.
Una volta che uno strumento chirurgico risulti non più utilizzabile è necessario mettere in atto tutte quelle attività che servono a valutare l’opportunità della riparazione e a valutare l’efficacia della stessa. Non sempre è opportuno effettuare la riparazione e non sempre la riparazione effettuata è adeguata all’utilizzo previsto dello strumento.
Un dispositivo medico, e lo strumento chirurgico lo è, può essere utilizzato fintanto che man- tiene le sue caratteristiche funzionali e di sicurezza e fintanto che la sua destinazione d’uso sia quella prevista dal fabbricante. È necessario garantire che la manutenzione non modifichi le caratteristiche funzionali o di sicurezza dello strumento, non modifichi la sua destinazione d’uso e che non faccia perdere allo stesso la marcatura CE. Qualsiasi intervento che comprometta quanto sopra espone l’utilizzatore dello strumento manomesso a gravi responsabilità di natura civile e penale.
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